MINISTERIO PÚBLICO DE LA ACUSACION

FISCALIA GENERAL

RESOLUCIÓN MPA Nº 139/2.016.-

SAN SALVADOR DE JUJUY, 24 JUN. 2.016.

Expte. N° 119/2.016 Caratulado: “Caja Chica del M.P.A.”.

VISTO:

La necesidad de la creación de la Caja Chica del Ministerio Público de la Acusación; y

CONSIDERANDO:

Que el normal funcionamiento del Ministerio Público de la Acusación requiere contar con un Fondo Fijo para Caja Chica, para efectuar gastos menores y urgentes que aseguren el normal funcionamiento de este Organismo o que por su finalidad y características, no puedan ser debidamente programados para su adquisición.

Que es necesario se apruebe el “reglamento” para la Administración del Fondo Fijo para Caja Chica para Pagos en Efectivo.

Por ello, y en uso de las facultades previstas en los arts. 2, 3, y 17, y cc. de la Ley Provincial Nº 5.895; por ello

El FISCAL GENERAL DE LA ACUSACIÓN

RESUELVE:

1.- AUTORIZAR la creación del Fondo Fijo para Caja Chica del Ministerio Público de la Acusación, sobre la base del presupuesto asignado, con cargo a las partidas específicas, por un monto de Pesos Diez Mil con 00/100 ($10.000,00).

2.– APROBAR el Reglamento para el Manejo del Fondo Fijo para Caja Chica que regula el manejo y custodia de la misma, que forma parte de la presente como Anexo I.

3.- El Sr. Fiscal General designará mediante decreto al Responsable Titular del manejo y custodia de los fondos, y a cuyo nombre se girarán los cheques para la constitución y/o reposición de los citados fondos; y al Responsable Suplente, para los casos de ausencia del Responsable Titular, quien tendrá las mismas responsabilidades de éste durante el tiempo que aquél lo reemplace.

4.– El fondo autorizado por la presente Resolución tiene carácter Fijo y Renovable, su movimiento y reposición se regirán por lo establecido en el reglamento para la Administración del Fondo Fijo para Caja Chica para Pagos en Efectivo.

5.- El monto máximo de cada pago en efectivo no podrá superar la suma de Pesos Un Mil con 00/100 ($1.000,00), debidamente autorizado.

6.– Encargar a la Administración General el control sobre registro y uso del fondo, debiendo practicarse arqueos permanentes.

7.- Habilitar un Libro Mayo Auxiliar a los fines de la registración correspondiente y en los términos de lo dispuesto por el artículo 15 inciso “c” de la Resolución N° 1.700-RG/2.000 del Tribunal de Cuentas de la Provincia de Jujuy.

8.- Protocolícese, notifíquese, publíquese íntegramente en el Boletín Oficial y remítase copia a la Secretaría General. Cumplido ARCHÍVESE.-

Dr. Sergio E. Lello Sánchez

Fiscal General

ANEXO I-REGLAMENTO PARA EL MANEJO Y CUSTODIA DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

OBJETO

Establecer normas generales y específicas que permitan una adecuada administración de la Caja Chica del Ministerio Público de la Acusación.

ALCANCE

El presente reglamento es de obligatorio cumplimiento por parte de quien se encarga del manejo y custodia de la Caja Chica para pagos en efectivo, cuyas funciones están relacionadas con el control y adecuado manejo y registración  contable de la misma, así como las fiscalías y demás funcionarios y empleados del MPA.

DISPOSICIONES GENERAL

1. La Caja Chica es un fondo en efectivo constituido con cargo a las partidas específicas contenidas en el presupuesto para atender únicamente gastos menores, que demanden su cancelación inmediata o que por su finalidad y características, no puedan ser debidamente programados para su adquisición.
2. El importe de la Caja Chica podrá ser modificado, teniendo en consideración las necesidades y requerimientos, para lo cual se deberá contar con opinión favorable del Fiscal General de la Acusación y ser autorizado mediante Resolución que éste dictara.
3. La Fiscalía General designará al responsable único de su administración, custodia y registración y al suplente cuando las condiciones lo ameriten.
4. No pueden ser designados como responsables de la Caja Chica, quienes hayan sido sancionados administrativamente por mal manejo de fondos en los dos (2) últimos años.

NORMAS ESPECÍFICAS

1. De la administración de la Caja Chica para pagos en efectivo. La Administración General, es el área encargada de velar por una adecuada administración de la Caja Chica, para lo cual deberá: a. Verificar que se constituya una sola Caja Chica. b. Verificar que la Caja Chica esté rodeada de condiciones que impidan la sustracción o deterioro del dinero en efectivo y que este se mantenga en caja de seguridad. c. Verificar que las rendiciones de la Caja Chica, sean hasta por los importes aprobados en Resolución de Constitución. d. Verificar que los cheques de reposición sean emitidos a nombre del Responsable Titular de la Caja Chica.
2. De las obligaciones del responsable titular y suplente de la Caja Chica. a. Velar que el fondo de Caja Chica asignada esté rodeada de condiciones adecuadas que aseguren la custodia del dinero en efectivo y de la documentación respaldatoria, para lo cual se le asignará prioritariamente una caja de seguridad u otros medios de seguridad. b. Mantener actualizado el registro y archivo de los documentos cancelados como así también del libro de registración de Caja Chica. c. Presentar las rendiciones de cuenta en forma oportuna para su reembolso, acompañada de la documentación respaldatoria, detallada, ordenada, foliada, precisando las partidas específicas del gasto. d. Verificar permanentemente que el dinero en efectivo corresponda a billetes y monedas en circulación. e. Informar la finalización de las hojas habilitadas por el Tribunal de Cuenta, a los efectos de iniciar los trámites correspondientes ante este Organismo a fin de habilitar un nuevo libro de Registración, cumpliendo lo establecido en la Res. 1700-RG-2000, Capítulo 3, Art. 17 de este Organismo.
3. De las prohibiciones del responsable titular y suplente de la Caja Chica. a. Delegar el manejo y custodia de la Caja Chica a su cargo en un funcionario o empleado no autorizado por Resolución. La trasgresión a lo señalado será considerada como falta disciplinaria. b. Recibir comprobantes respaldatorios de gastos no autorizados por funcionario competente.
4. De la ejecución de la Caja Chica. a. Pago de gastos menores y urgentes: La Caja Chica efectuará el pago de gastos menores y urgentes que aseguren el normal funcionamiento del Ministerio Público de la Acusación o que por su finalidad o características no pudieren ser debidamente programados para su adquisición; y en cualquiera de los casos siempre que el monto de cada pago en efectivo no supere la suma de Pesos Un Mil con 00/100 ($1.000,00.-). b. Pagos de alimentos para personas y movilidad local: i. El gasto efectuado con motivo de reuniones de trabajo de carácter oficial deberá estar justificado y autorizado por el Fiscal General de la Acusación, indicándose los nombres completos de los funcionarios participantes e invitados en cada reunión. ii. El gasto de movilidad local es exclusivo para labores realizadas fuera de las instalaciones del M.P.A. siempre que se sustente que no existe disponibilidad de vehículos, y deberá estar autorizado por el Secretario General o Administrador General, teniendo en cuenta lo siguiente: *Para labores o gestiones de atención normal en comisión de servicio, deben hacerlo en el servicio de transporte masivo. *Para labores o gestiones urgentes y prioritarias en comisión de servicio, deberá hacer uso del servicio de remis. c. Queda prohibido efectuar los siguientes gastos con cargo a la Caja Chica: *Las específicas del gasto por bienes de capital. *Compromisos de pago adquiridos en ejercicios presupuestales fenecidos. *Otorgar préstamos.
5. De la revisión, verificación, control y custodia de los documentos respaldatorios de gastos. a. Las personas designadas para el manejo y custodia de la Caja Chica, son responsables de revisar y verificar los documentos que sustenten los gastos antes de su cancelación. b. Los documentos de gastos (planillas de movilidad, facturas, tickets, entre otros) que sustenten los pagos y por ende las rendiciones, deben ser foliados, registrados y numerados correlativamente a fin de facilitar el proceso de revisión y la consolidación de las rendiciones de cuenta. c. La Subadministración del MPA será la encargada de la revisión y verificación mensual de los documentos que sustentan las rendiciones de cuentas. d. Administración General será la encargada de la custodia final de los documentos de gastos de Caja Chica. e. Los documentos que sustenten el gasto, deben cumplir con todos los requisitos de emisión e impresión establecidos por la Administración Federal de Ingresos Públicos, los mismos deben ser emitidos de la siguiente manera: *Señor/es: Ministerio Público de la Acusación, *Condición ante el IVA: Exento, *CUIT N° 30-71513456-6, *Domicilio: Av. Urquiza N° 462.- f. Los documentos de sustento de gasto deberán ser presentados en original, ser legibles, sin enmiendas ni borrones ni uso de corrector que denoten indicios de adulteración. g. El concepto del gasto indicado en los documentos respaldatorios debe ser ESPECÍFICO, no se aceptan documentos de pago con concepto de pagos no detallados. h. Los comprobantes respaldatorios del gasto deben ser debidamente visados por el responsable de la Caja Chica y por el Funcionario que autoriza el gasto. i. Al reverso de todo documento respaldatorio del gasto, deberá consignarse el término: RECIBÍ CONFORME, nombres y apellidos de la persona que realizó el gasto, cargo, número de su DNI y firma.
6. Del registro de los Gastos. a. Los documentos que sustentan los gastos deberán registrarse obligatoriamente en el Libro Auxiliar de Caja con una periodicidad diaria conforme son pagados, en forma ordenada y detallada. b. El Libro Auxiliar de Caja, contará con un Acta de Apertura (primer folio), el mismo deberá ser firmado por el Responsable de la Caja Chica y por el Administrador General; debe contar con folios pre numerados y debidamente sellados por el Tribunal de Cuentas de la Provincia de Jujuy.
7. Recibos Provisorios (vales).- a. La atención de los recibos provisorios para la entrega de recursos con cargo a la Caja Chica, se realizará con el visto bueno del superior inmediato. b. Las personas, debidamente autorizadas, que hayan recibido dinero de dicho fondo, deberán efectuar su rendición con la documentación respaldatoria dentro de las cuarenta y ocho (48) horas. c. Los recibos provisorios no deben tener errores ni enmiendas; una vez rendido el gasto debidamente autorizado, el responsable de la Caja Chica entregará dicho recibo con la leyenda “RENDIDO” al solicitante del dinero. d. En los recibos provisorios deberá consignarse el importe en números y letra, el concepto del gasto de manera sucinta, fecha, nombres y apellido, cargo, órgano, firma y número de Documento Nacional de Identidad del solicitante, firma y sello del superior jerárquico autorizante.
8. De las reposiciones de la Caja Chica. a. La reposición de fondos se solicitará tan pronto el fondo descienda al treinta por ciento (30%) del monto de constitución.
9. Del control de la Caja Chica. a. El responsable de la Caja Chica verificará al término del día la documentación que sustenta el gasto y el saldo en efectivo de acuerdo al Libro Auxiliar de Caja. b. La Subadministración del MPA, queda encargada de efectuar arqueos sorpresivos y periódicos, estableciendo las observaciones pertinentes, proponiendo las medidas correctivas, de corresponder. c. El responsable de la Caja Chica se obliga a brindar las facilidades necesarias, en acciones de arqueos del fondo. d. De la realización de arqueos sorpresivos se deberá labrar las Actas correspondientes en donde se refleje que el saldo del Libro Auxiliar coincida con el monto del efectivo existente en Caja Chica más los comprobantes respaldatorios y los recibos provisionales de entrega de dinero. La copia del Acta deberá ser remitida al Administrador General. e. La Administración General, deberá elevar al Secretario General, informes semestrales y anuales, sobre los recursos utilizados por Caja Chica.
10. De la liquidación de Caja Chica. a. La Caja Chica deberá liquidarse dos (2) días hábiles antes del cierre de cada ejercicio fiscal en coordinación con la Subadministración del MPA.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

1. Los designados para el manejo de la Caja Chica, titular y suplente, son los únicos responsables de la custodia de los documentos que sustentan el gasto, de la legalidad de billetes y monedas a su cargo y la custodia de los mismos.
2. Es responsabilidad de los que reciben dinero en efectivo de la Caja Chica, rendir cuenta documentada y cumplir los plazos establecidos, la falta de la misma generará la sanción administrativa pertinente de acuerdo a la normativa vigente.
3. El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Reglamento, constituye falta de carácter disciplinario.
4. Los casos no contemplados en el presente Reglamento, serán resueltos por la Secretaría General del MPA.

Dr. Sergio E. Lello Sánchez

Fiscal General

19 AGO. S/C.-