RESOLUCION Nº 2053-MPA/2020.-

EXPTE. Nº .-

SAN SALVADOR DE JUJUY, 202.-

San Salvador de Jujuy, 01 de Octubre de 2.020.

VISTO:

El Expte. Nº 202-MPA/2020, caratulado “Proyecto de de manual de funciones y atribuciones de los Secretarios y Prosecretarios en su calidad de Actuarios”; y

CONSIDERANDO:

Que el Ministerio Público de la Acusación debe ponderar que la actividad desempeñada por cada uno de sus miembros se realice de modo tal que la prestación del servicio que brinda obtenga resultados de manera inmediata y eficaz.

Que en razón de ello es necesario determinar cuáles son las funciones, deberes y atribuciones que gozan sus agentes teniendo en cuenta el cargo o función que ocupan.

En tal sentido, la actividad desempeñada por los Secretarios y Prosecretarios como Actuarios en las Fiscalías y/o Unidades Fiscales especializadas cumple un rol destacado como órgano auxiliar de los Agentes Fiscales en la etapa de la investigación penal preparatoria.

Es por ello que teniendo en cuenta la multiplicidad de funciones y responsabilidades que poseen como auxiliares y colaboradores en las tareas de organización y funcionamiento del órgano de investigación, como así también considerando los avances tecnológicos y los cambios organizacionales, la implementación de sistemas digitales en la actividad procesal y la modernización a la que tiende el acceso y prestación del servicio de justicia, es importante que tal actividad se encuentre regulada y normativizada en un contexto actual.

Que a tal fin, tomando como base diferentes reglamentaciones emitidas por organismos e instituciones externos como así también trabajos elaborados referentes a la materia (ej. Reglamento orgánico del cuerpo de secretarios judiciales del Ministerio de la Presidencia, Relaciones con las Cortes y Memoria Democrática – España; Ley Orgánica del Poder Judicial de la Provincia de Jujuy (art. 125 – Obligaciones comunes a los Secretarios); Estructuras y manuales de funciones del Ministerio Público – República del Paraguay; Publicación “¿Qué hace un Secretario Judicial?” (neuvoo.com.mx); Ley N° 7452 (Secretarios y Prosecretarios Letrados del Poder Judicial) – Provincia de Salta; Artículo “Funciones de los Secretarios Judiciales y del resto de Cuerpos de Funcionarios al servicio de la Administración de Justicia (…)” de Francisco Enrique Rodríguez Rivera, etc.), desde Fiscalía General se ha confeccionado un proyecto de Resolución que establezca las funciones y atribuciones de aquellos funcionarios que se encuentran prestando servicios como Actuarios en las Fiscalías y/o Unidades Fiscales en la etapa de la I.P.P.

Que en dicho proyecto se han establecido de manera discriminada aquellas funciones que los Secretarios y Prosecretarios tienen como: 1. titulares de la fe pública judicial; 2. responsables de la actividad de documentación; 3. asistentes y ordenadores del proceso; 4. directores técnico-procesales; 5. colaboradores de otros órganos; 6. y todas aquellas otras funciones y atribuciones recaen sobre los mismos como actuarios y auxiliares del órgano de investigación en la IPP.

Que a los fines de eficientizar su aplicación, el texto preliminar del proyecto en sus partes relevantes (funciones y atribuciones), fue puesto a consideración de los Secretarios y Prosecretarios que actualmente se encuentran cumpliendo tales funciones, los cuales realizaron atenciones y sugerencias que en su gran mayoría fueron tenidas en cuenta para previo al dictado de la presente.

Por último, con el objeto del análisis acerca del encuadre legal del texto tratado y remitido al Secretario Legal y Técnico, Dr. Pablo Read para su estudio, el mencionado emitió dictamen favorable concluyendo que “…con las observaciones realizadas y agregados sugeridos (…) se puede concluir que el proyecto de “GUÍA O MANUAL DE FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DE SECRETRARIOS Y PROSECRETARIOS COMO ACTUARIOS EN LA IPP” se encuentra en condiciones de legalidad para ser aprobado mediante el dispositivo legal correspondiente”.

Por ello, en uso de las facultades previstas en la Ley Provincial  N° 5.895;

EL FISCAL GENERAL DE LA ACUSACION

RESUELVE:

Artículo 1: DISPONER que los Secretarios y Prosecretarios que se encuentren cumpliendo funciones como actuarios en las Fiscalías y/o Unidades Fiscales especializadas, deberán observar los siguientes principios rectores de actuación:

• Desempeñarán sus funciones con sujeción a los principios de legalidad e objetividad.
• Actuarán con autonomía e independencia en el ejercicio de la fe pública judicial.
• En el ejercicio de sus funciones de dirección técnico-procesal como en todas aquellas que les encomiende la normativa legal vigente, actuarán siguiendo los principios de unidad de actuación y dependencia jerárquica, disponiendo los medios para que personal a su cargo se desempeñe según los criterios de eficacia, eficiencia, agilidad, responsabilidad, racionalización del trabajo, coordinación y cooperación, de manera que la sociedad obtenga un servicio expeditivo y de calidad.

4) Cumplirán y velarán por el cumplimiento de todas las decisiones que adopten Fiscales en el ámbito de sus competencias.

Artículo 2: DISPONER que los Secretarios y Prosecretarios que se encuentren cumpliendo funciones como actuarios en las Fiscalías y/o Unidades Fiscales especializadas, tendrán las siguientes funciones y atribuciones, en concordancia con la normativa legal vigente:

1. Funciones como titular de la fe pública judicial

Corresponde a los Secretarios y Prosecretarios el ejercicio de la fe pública judicial, con autonomía, independencia y exclusividad, no precisando para la validez de sus actos de la intervención de terceras personas. En el ejercicio de esta función:

1. Dejarán constancia fehaciente de la realización de actos procesales celebrados en la órbita de las Fiscalías y/o Unidades Fiscales en que se desempeñen, como así también de la producción de hechos de trascendencia que requiera su atención y registro.

Cuando para tales actos se utilicen medios tecnológicos de grabación o reproducción, garantizarán la autenticidad e integridad de lo grabado o reproducido, mediante la incorporación de su firma ológrafa o digital en la respectiva acta.

1. Expedirán certificaciones, constancias o testimonios de los legajos y/o actuaciones judiciales no declaradas secretas ni reservadas a las partes.

Deberán hacer constar en la expedición de las certificaciones, constancias o testimonios el carácter original o no del documento con respecto al cual se expide la misma.

Cuando las certificaciones, constancias o testimonios sean a requerimiento de quien tenga interés legítimo, deberán expedirse con expresión del interesado y el fin para el cual se solicitan.

1. Autorizarán y certificarán el otorgamiento de poderes requeridos por el Centro de Asistencia a la Víctima, en los términos establecidos en las leyes procesales, debiendo informar en todo caso a los poderdantes del alcance del poder conferido en cada caso concreto.
2. En los casos en los cuales se lleven a cabo actuaciones que requieran la firma de los comparecientes o presentantes, comprobará y hará constar su identidad (ej. certificación de firma).
3. Funciones como responsables de la actividad de documentación
4. Los Secretarios y Prosecretarios serán responsables de la función de documentación que les es propia en el ejercicio de sus funciones.
5. Tendrán a su cargo y serán responsables de la formación de los legajos de investigación y expedientes.

En tal sentido deberán organizarlos a medida que vayan formándose y cuidar que se mantengan cosidos y en buen orden, debiendo formar otro cuerpo cuando las fojas lleguen a doscientos y así sucesivamente.

Controlar que cada pieza del legajo esté completa, con su correcta caratulación, sin errores ni faltantes en las fechas, foliaturas, cargos de recepción de informes, documental, etc.

1. Serán responsables de llevar los libros de registro a través de los sistemas digitales correspondientes y, en su defecto, manualmente, impartiendo las oportunas instrucciones al personal de él dependiente de conformidad a la normativa dictada por Fiscalía General (Resolución MPA Nº 1726/2019 y N° 1802/2019).
2. Deberán documentar a través de actas y diligencias la realización de actos procesales, las gestiones verbales y/o hechos de trascendencia procesal, acreditando como se produjeron, las intervenciones de partes, las peticiones y manifestaciones formuladas y, en su caso, la resolución adoptada por el Fiscal.

Cuando la documentación de tales actos se desarrolle mediante actas, deberán observarse las formalidades establecidas por la normativa vigente (art. 170 C.P.P).

1. Efectuar y controlar la carga en el Sistema de Gestión Integral del MPA de todo trámite que se realice en las causas de su competencia, de manera tal que favorezca a prescindir progresivamente el soporte papel.
2. Controlar que las presentaciones digitales cumplan con los requisitos establecidos para su validez.

Del mismo modo, deberán controlar que los escritos y documentos que se presenten en soporte papel estén con la firma y sellado que corresponda, los cuales en caso de errores u omisiones se encuentren debidamente salvados, caso contrario deberá producir el informe que corresponda.

En tales supuestos deben corroborar que los mismos posean el respectivo cargo, con expresión de fecha completa y hora, y en su caso con la descripción detallada de la documentación y efectos que acompañen tales presentaciones.

1. Procurar y responder por el buen funcionamiento del registro de recepción de documentos y efectos secuestrados, expidiendo en su caso las certificaciones que en esta materia sean solicitadas por las partes.

Les corresponde la guarda y depósito de la documentación, su archivo y la conservación de los bienes y objetos afectados a los legajos de investigación.

Deberá observar y asegurar que la cadena de custodia de las evidencias colectadas cumpla con los requisitos necesarios para asegurar su validez.

3. Funciones como asistentes y ordenadores del proceso

Corresponde a los Secretarios y Prosecretarios asistir al Fiscal en el impulso del proceso en los términos que establecen las leyes procesales. En el ejercicio de esta función:

1. Elaborarán las diligencias necesarias para la tramitación del proceso, debiendo poner a despacho las mismas cuando requieran la firma del Fiscal. Tales diligencias podrán ser de ordenación, de constancia, de comunicación o de ejecución.
2. Deberán poner a conocimiento del Fiscal en la fecha de su presentación, los documentos y escritos, pudiendo redactar o dictar providencias de mero trámite, o aquellas medidas pendientes que hayan sido proveídas oportunamente por los Agentes Fiscales.
3. Asistir a los Fiscales en la elaboración de documentos cuando les sea requerido y brindarles asistencia durante la celebración de actos procesales.
4. En los casos en que a criterio del Fiscal considere necesaria intervención del Secretario o Prosecretario, este documentará las medidas investigativas llevadas a cabo y demás actos cuya naturaleza lo requiera.
5. El Secretario o Prosecretario es el responsable del servicio de notificaciones y citaciones, las que se realizarán por él mismo, cualquiera sea el mecanismo utilizado de conformidad a la normativa vigente, siempre y cuando pueda acreditarse que el destinatario la ha recibido.

Si la dirección de quien deba ser notificado y/o citado, se encuentra fuera del asiento de la Fiscalía y/o Unidad Fiscal donde cumple sus funciones, el secretario podrá solicitar el auxilio a otro funcionario de igual rango para que diligencie el acto.

Debe recordarse que los actos de comunicación serán nulos si no se ajustan a las prescripciones legales y causan indefensión de la otra parte.

1. Deberán facilitar a las partes interesadas y a cuantos manifiesten y justifiquen un interés legítimo y directo, la información que soliciten sobre el estado de las actuaciones judiciales no declaradas secretas ni reservadas.
2. Deberán dirigir en forma personal las audiencias que se tomaren por delegación del Fiscal.
3. Brindar apoyo técnico-jurídico al Fiscal, en el estudio y análisis de las documentaciones concernientes al área de su competencia, como también que se encuentren reunidas las evidencias que den fundamento a la postulación de su teoría del caso.
4. Controlar el cómputo de los plazos procesales inherentes a la etapa de investigación penal preparatoria (ej. plazo de art. 367 del C.P.P., plazo para la contestación de las vistas).
5. Funciones como directores técnico-procesales
6. a) Será competencia de los Secretarios y Prosecretarios la organización, gestión, inspección y dirección del personal en aspectos técnicos procesales.

A este fin, deberán ordenar la actividad del personal e impartir las órdenes e instrucciones que estimen pertinentes en el ejercicio de esta función, sin perjuicio de las competencias que en materia de organización y gestión de personal correspondan a Fiscalía General.

1. El Secretario deberá hacer cumplir, en el ámbito organizativo y funcional que le es propio, las órdenes y circulares que reciba de sus superiores jerárquicos.
2. Velar por el cumplimiento de las obligaciones procesales por parte del personal de la Fiscalía y/o Unidad Fiscal, haciéndole en su caso, las observaciones pertinentes.
3. Dar curso a cualquier solicitud del personal de la oficina que pueda afectar al funcionamiento de aquella.

En tal caso antes de resolver cualquier solicitud o circunstancia del personal a su cargo, deberá poner en conocimiento de su superior jerárquico lo requerido por el agente, a fines de

requerir directiva al respecto.

1. Poner en conocimiento de la Administración General del MPA las necesidades de medios personales y materiales indispensables para el funcionamiento de la Fiscalía, que no puedan ser atendidas mediante redistribución o reorganización de los recursos a través del sistema informático.
2. Promover en sus dependientes el empleo de medios tecnológicos, audiovisuales e informáticos de documentación con que cuente la unidad donde prestan sus servicios.
3. Deberán velar por la progresiva incorporación y definitiva implantación de los medios digitales que asegurarán una más adecuada gestión de los procedimientos.
4. Celebrar con frecuencia reuniones de trabajo, que tiendan a mejorar el funcionamiento de la oficina a su cargo, dejando constancia en actas o informes cuando lo amerite la situación.
5. Concurrir diariamente a su despacho cumpliendo y haciendo cumplir el horario respectivo.
6. Capacitar periódicamente al personal a su cargo a fin de que adquieran las nociones centrales del proceso penal y alcancen un acabado conocimiento de los elementos para el desarrollo de sus actividades y plantear en su caso a Fiscalía General las necesidades de capacitación específicas del personal a su cargo.
7. Funciones de colaboración y cooperación con otros órganos
8. Los Secretarios y Prosecretarios deberán promover una cooperación con los órganos ajenos a la Fiscalía y/o Unidad Fiscal en la cual se desempeñan para posibilitar el ejercicio de sus respectivas competencias en aras a conseguir un adecuado servicio público de la justicia (ej. Laboratorio de Genética Forense del NOA, C.I.F., Dependencias Ministeriales de la Provincia, etc.).

Del mismo modo serán los encargados de coordinar actividades y procedimientos con las otras dependencias del Ministerio Público de la Acusación según la naturaleza y complejidad del caso (ej. Ayudantes Fiscales, C.A.V., R.A.C., etc.).

1. Colaborarán con dichas entidades para la efectividad de las funciones que éstas ostenten en materia de organización de medios personales y materiales.
2. Serán responsables de la elaboración de informes y estadísticas requeridas por Fiscalía General.
3. Colaborar en la coordinación de acciones con las unidades penales especializadas, sean estas de carácter preventivo o en el marco de las investigaciones que requieran su intervención en distinta jurisdicción.
4. Otras funciones y atribuciones
5. Cumplir las instrucciones impartidas por el Fiscal, relativas al trabajo, con eficiencia, diligencia, corrección y disciplina.
6. Realizar su labor en un marco de cortesía y respeto para con sus superiores, subalternos y público en general.
7. Observar, en el servicio y fuera de este, una conducta adecuada a las normas éticas compatibles con su condición de funcionario público.
8. Cumplir las tareas propias del servicio, aunque para ello fuera necesaria la prolongación de su jornada laboral en el marco de la normativa vigente.
9. Cuidar los bienes de la Fiscalía y/o Unidad Fiscal y velar por su uso racional y específico.
10. Comunicar a sus dependientes las instrucciones generales y específicas dictadas por Fiscal General.
11. Guarda la debida reserva de las actuaciones, cuando lo requiera la naturaleza de las mismas, respetando en todo caso el deber de confidencialidad.
12. Asistir a los cursos de capacitación a los que fuera convocado por la Escuela de Capacitación.
13. Administrar la agenda de actividades en las que deban participar el fiscal.
14. Proponer a su superior jerárquico inmediato la realización de auditorías de gestión en el área de su delegación, para los casos que así lo ameriten.
15. Informar a su superior jerárquico inmediato, cuando en los controles de la gestión se detecte la existencia de irregularidades que pudiesen constituir faltas administrativas o mal desempeño de funciones.
16. Suministrar información al Fiscal acerca de la prioridad de las causas como el estado en el que se encuentran las mismas.
17. Recopilar información de casos precedentes que puedan ser importantes para ser utilizados como referencia.
18. Entrevistar a los testigos para obtener información preliminar.
19. Brindar asistencia a los Abogados Particulares y a los Fiscales con las funciones administrativas, así como con tareas legales básicas.
20. Asistir y brindar atención mediante el uso del Sistema de Gestión Integral, como así también vía telefónica y por correo electrónico.
21. Comunicarse con los testigos y Abogados para fijar entrevistas, reuniones y declaraciones que requieran ser celebradas de manera digital por vía remota.
22. Mantenerse actualizado de las tendencias, cambios y avances legislativos.
23. Notificar al Fiscal acerca de cualquier información importante antes de la celebración de acto procesal.
24. Efectuar un control periódico de grilla de presos y plazos procesales debiendo efectuar un registro informático del mismo y atender al sistema de alarmas diseñado al efecto.
25. Efectuar el análisis de causas susceptibles de ser objeto de métodos alternativos de resolución de conflictos (ej. mediación, conciliación) e informar al fiscal con registro informático de la gestión.
26. En todas las investigaciones deberá actuar de conformidad a los protocolos y guías de buenas prácticas establecidos mediante Resoluciones del Fiscal General.
27. Utilizar los medios telefónicos y/o electrónicos brindados por el Ministerio Público de la Acusación a fin de agilizar las tareas a su cargo, evitando el dispendio innecesario de tiempo y recursos.
28. Realizarán todas aquellas funciones de naturaleza análoga a las que les son propias, inherentes al puesto de trabajo que ocupen y que les sean encomendadas por sus superiores jerárquicos.

Artículo 3: Las disposiciones de la presente resolución son aplicables transitoriamente a quienes se disponga la habilitación de su firma para el desempeño de sus funciones como Actuario.

Artículo 4: Regístrese, comuníquese publíquese en el boletín oficial.

Sergio Enrique Lello Sánchez

Fiscal General de la Acusación