SAN SALVADOR DE JUJUY, 29 de noviembre de 1982

EXP. Nº 6102-D-81.-

VISTO:

Lo actuado en el Expediente Nº 6102-D-1981 caratulado: “DIRECCIÓN DE REGISTRO Y ARCHIVO ADMINISTRATIVO DE LA PROVINCIA S/  COLABORACIÓN DEL DR. JORGE SAID LLAPUR, ASESOR DE FISCALÍA DE ESTADO P/ REGLAMENTACIÓN INTERNA DE ESTA DIRECCIÓN” y el Decreto Nacional Nº 877/80, en ejercicio de las facultades legislativas concedidas por la

Junta Militar,

EL GOBERNADOR DE LA PROVINCIA

SANCIONA Y PROMULGA CON FUERZA DE

LEY Nº 3907

CAPITULO I

 ARTICULO 1º.- MISIÓN.– DEPENDENCIA.- La Dirección de Registro y Archivo Administrativo de la Provincia, como Organismo dependiente de la Secretaría de Estado de Gobierno y Justicia, tendrá la misión de, iniciar, registrar y archivar los Expedientes Administrativos.

ARTICULO 2º.- ESTRUCTURA.- La Dirección estará integrada por los siguientes órganos y el personal que establezca por la Ley de Presupuestos.

1.- Director

2.- Departamento de Registro

2.1. Sección Recepción e Información.

2.2. Sección Foliación y Compaginación.

2.3. Sección Formación (Caratulación y Registro).

2.4. Sección Distribución (Externa e Interna).

3.- Departamento de Archivo Administrativo.

3.1. Sección Expedientes y Mesas de Entradas.

3.2. Sección Registro Civil y Leyes.

3.3. Sección Decretos y Resoluciones.

4.- Departamento Contable.

4.1. Sección Bienes Patrimoniales.

4.2. Sección Adquisiciones y Suministros.

5.- Departamento Ley de Expurgo.

5.1. Sección Distribución de Tareas y Control.

5.2. Sección Depuración y Clasificación.

5.3. Sección Confección de Listado a Máquina.

5.4. Sección Confección de Carpetas.

ARTICULO 3º.- DIRECCIÓN.- La dirección estará regida por un funcionario con jerarquía de Director, nombrado y removido por el Poder Ejecutivo.

ARTICULO 4º.- REEMPLAZO.- El director, será reemplazado en caso de vacancia o ausencia, por el Jefe de Departamento de mayor categoría, y a igual categoría, el más antiguo en el Organismo, por el jefe de Sección de mayor categoría o mayor antigüedad en el organismo, en el orden mencionado.

ARTICULO 5º.- FUNCIONES.- El director será responsable directo de la marcha de la oficina, debiendo velar por el normal desenvolvimiento de las funciones encomendadas a la misma y haciendo cumplir estrictamente las disposiciones de la presente reglamentación. Cumplirá además, las siguientes funciones:

5.1 Refrendará con su firma, toda la correspondencia que expida la oficina a su cargo, como así también los informes, providencias, etc.

5.2 Propondrá al Poder Ejecutivo la nómina del personal necesario para el funcionamiento de la oficina, como así también los ascensos y reemplazos que pudiere corresponder.

5.3 Suministrará por sí o por intermedio del personal a sus órdenes los datos e informes solicitados por los Poderes Públicos.

CAPÍTULO II

DEPARTAMENTO DE REGISTRO

 ARTICULO 6º.- TAREAS.- Serán tareas del Departamento de registro:

6.1. Tener permanentemente a su cargo la formación, registro y contralor de todos los expedientes relacionados con trámites iniciados por intermedio de los distintos Poderes de la Administración Pública Provincial.

6.2. Registrar en los libros que al efecto llevará previamente rubricados por la Autoridad competente, los documentos que se reciban para iniciar su tramitación.

6.3. La numeración de los expedientes.

6.4. La foliatura de las actuaciones.

6.5. La compaginación de los expedientes.

6.6. La distribución de los expedientes.

6.7. Los desgloses y las sustituciones.

6.8. La reconstrucción de expedientes.

6.9. Efectuar vistos, traslados y notificaciones.

6.10. Anulación de expedientes.

6.11. Informar a las distintas reparticiones que lo soliciten.

6.12. Informe a los interesados.

ARTICULO 7º.- JEFATURA.- La Jefatura del Departamento Registro, será ejercida por el personal de mayor categoría en la Oficina, quién a su vez cumplirá las funciones de Encargado de Personal de la Dirección.

Serán sus tareas:

7.1. Distribuir y vigilar el trabajo que corresponde a cada empleado de su dependencia.

7.2. Confeccionar toda clase de informes en lo referente al movimiento y novedades del personal, como así también la revisión periódica de los Legajos Personales de los mismos.

7.3. Refrendar con su firma, en caso de ausencia del Director, toda la correspondencia que expida la oficina, como así también los informes, providencias, etc.

CAPÍTULO III

DEPARTAMENTO DE ARCHIVO ADMINISTRATIVO

 ARTICULO 8º.- FUNCIONES.- Serán funciones del Departamento de Archivo Administrativo, recibir, clasificar, preservar y guardar los Documentos Públicos de la Provincia y los que se vinculen con la misma, colaborar en la consulta Oficial y privada sobre el acervo documental, producir información y extender certificaciones y copias; dar curso al requerimiento Ministerial o de Jefe de la Repartición Autárquica que corresponda en lo que respecta a extracción de expedientes; recibir y controlar las comunicaciones de la Dirección General del Registro Civil y Capacidad de las Personas; proceder al ordenamiento y confección de índices para los textos originales de las Leyes, Decretos y Resoluciones; disponer y vigilar la encuadernación de los mismos, guardar los volúmenes resultantes adecuadamente para su consulta; tener actualizada la Documentación guardada como así también el de sus instalaciones correspondiente el apoyo necesario para el mantenimiento edilicio y la seguridad del Archivo.

ARTICULO 9º.- TAREAS.- Será tarea general del Personal del Departamento de Archivo Administrativo, la recepción y control de documentación de entradas y salidas, el fichado, ordenamiento, guarda y preservación de expediente y documentación. Cumplirá dentro de ello, los siguientes:

ARTICULO 10º.- JEFATURA.- FUNCIONES.- Serán funciones generales del Jefe del Departamento de Archivo Administrativo: Dirigir y supervisar el funcionamiento del departamento; tomar las providencias necesarias en beneficio del mismo y proponer a la superioridad las que estime conveniente para mejorar el funcionamiento del mismo.

Además cumplirá los siguientes:

10.1. Recibir previo control, para su guarda y preservación la documentación correspondiente.

10.2. Mantener las relaciones con las demás Dependencias Oficiales y establecerlas con instituciones, entidades o personas cuando sea necesario.

10.3. Dar curso a toda solicitud oficial o privada cuando corresponda.

10.4. Suscribir certificaciones, copias y providencias en expedientes.

10.5. Ejercer control sobre la documentación que ingresa, se guarda y puede salir a requerimiento de la superioridad.

10.6. Vigilar el estado de conservación y funcionalidad del estado de las instalaciones del Departamento con las correspondientes previsiones para su seguridad.

CAPÍTULO IV

DEPARTAMENTO CONTABLE

 ARTICULO 11º.- TAREAS.- Serán tareas el Departamento Contable:

11.1. Colaborar con la Dirección en la Administración de los Recursos Económicos, que le sean asignados por el Presupuesto General de Gastos de la Provincia, para su funcionamiento e inversiones, y todo lo que tenga relación con la parte contable.

11.2. Por intermedio de la Sección Bienes Patrimoniales informar sobre la marcha de la misma y tendrá como Sub-responsable.

ARTICULO 12º.- SUB-RESPONSABLE.- Los Sub-responsables, deberán informar por escrito al Jefe del Departamento Contable, de cualquier novedad que se produjera en los Bienes Patrimoniales y elementos que tengan a su cargo, a su vez el mismo informará de inmediato a la Dirección quién dispondrá de las medidas que correspondiere.

ARTICULO 13º.- JEFATURA.- FUNCIONES.- El Jefe del Departamento Contable; dirigirá y supervisará el funcionamiento de dicho Departamento.

CAPÍTULO V

DEPARTAMENTO LEY DE EXPURGO

 ARTICULO 14º.- FUNCIÓN.- Será función general del Departamento Ley de expurgo: Organización y Orientación de las etapas de trabajos que originan las disposiciones de la Ley de expurgo (Nº 3815/81).

Además cumplirá las siguientes tareas:

14.1. Distribución de Tareas y Control.

14.2. Depuración y Clasificación de Expedientes.

14.3. Confección de Listados.

ARTICULO 15º.- JEFATURA.- Será función de la Jefatura del Departamento Ley de Expurgo, dirigir y supervisar el funcionamiento de dicho Departamento.

ARTICULO 16º.- Cúmplase, comuníquese, publíquese en forma integral, dése al Registro y Boletín Oficial, pase a conocimiento del Tribunal de Cuentas, Contaduría general y archívese.-

Ing. Agr. CARLOS ARTURO ZENARRUZA

Ministro de Economía

Ing. NESTOR JESÚS ULLOA

Gobernador

Dr. MIGUEL SAMMAN

Ministro de Bienestar Social

Dr. MARTÍN D. JORGE

Ministro de Gobierno

Justicia y Educación

Sancionada 29/11/1982

Publicado en BO Nº 37 de fecha 28/03/1983